🧭 Formation • Qualiopi • Audit & traçabilité

Traçabilité Qualiopi & auditabilité
de la passation

Accroche : Passez en mode “audit-ready”. Une journée pour construire des procédures de passation totalement traçables, justifiables et auditables, capables de résister à un audit Qualiopi, un contrôle interne ou un contentieux — preuves, versions, décisions, et dossier complet.

⏱️ 7h (1 jour) – adaptable 🧾 Dossier “audit-ready” 🧠 Justifier chaque décision 🎭 Simulation d’audit
📌
Infos clés
Public : acheteurs, juristes, qualité, AMO
Prérequis : bases passation (Qualiopi apprécié)
Outils : checklist audit + atelier dossier
🔎
Exiger
Comprendre les exigences Qualiopi et les attentes d’un auditeur : preuves, cohérence, traçabilité, archivage.
🗂️
Structurer
Construire un dossier de passation “audit-ready” : classement, versions, décisions, liens, preuves.
🎭
Justifier
Répondre aux questions d’audit, justifier chaque choix, traiter une non-conformité sans fragiliser la procédure.

1) Présentation générale

Intitulé
Traçabilité Qualiopi & auditabilité de la passation
Finalité professionnelle
Permettre aux acteurs de la passation de construire des procédures totalement traçables, justifiables et auditables, capables de résister à un audit Qualiopi, un contrôle interne ou un contentieux.

2) Objectifs • 3) Durée • 4) Public • 5) Prérequis

🎯 Objectifs pédagogiques opérationnels
  • Identifier les exigences de traçabilité applicables à la passation
  • Constituer un dossier de passation audit-ready
  • Justifier chaque décision prise en cas d’audit ou de contrôle
⏱️ Durée
7 heures (1 jour)
➡ adaptable en distanciel ou en format modulaire
👥 Public cible
Acheteurs publics et privés, chargés de marchés, responsables achats, juristes, responsables qualité, AMO
✅ Prérequis
Connaissances de base de la passation des marchés
Notions générales de Qualiopi appréciées

6) Programme détaillé — séquencement & contenus

🔹 Séquence 1 — Exigences Qualiopi & enjeux de traçabilité (1h30)
Contenus détaillés
  • Principes de traçabilité en formation et en passation : quoi prouver, pourquoi, comment
  • Attentes d’un auditeur Qualiopi : cohérence, preuves, processus, archivage
  • Lien traçabilité ↔ transparence ↔ sécurité juridique : “ce que je décide / ce que je prouve”
  • Risques d’une traçabilité insuffisante : non-conformités, fragilisation, contestation
Méthodes
  • Apports structurés (repères + exemples)
  • Quiz de positionnement (questions “audit” + feedback immédiat)
🔹 Séquence 2 — Identifier les documents à tracer (2h)
Contenus détaillés
  • Documents clés à conserver (publication, RC/DCE, échanges, analyse, décisions)
  • Traçabilité des arbitrages : qui décide, sur quelle base, avec quelles preuves
  • Justification des critères, notes et choix : éléments factuels, cohérence, rédaction
  • Gestion des versions et historisation : versioning, horodatage, “preuve de la bonne version”
Méthodes
  • Études de cas : repérage des pièces manquantes
  • Analyse de dossiers réels anonymisés (forces / faiblesses)
🔹 Séquence 3 — Organiser un dossier de passation auditable (2h)
Contenus détaillés
  • Structuration d’un dossier “audit-ready” : règles et plan de classement
  • Classement logique et chronologique : retrouver en 30 secondes
  • Liens entre documents, décisions et preuves : traçabilité “de bout en bout”
  • Bonnes pratiques numériques & LMS : accès, droits, archivage, preuves d’activité
Méthodes
  • Atelier pratique : construction d’un dossier à partir d’un cas fil rouge
  • Utilisation d’une checklist audit (validation pas à pas)
🔹 Séquence 4 — Simulation d’audit & gestion des contrôles (1h30)
Contenus détaillés
  • Déroulement d’un audit / contrôle : posture, rythme, preuves demandées
  • Questions types d’un auditeur : “montrez-moi…”, “justifiez…”, “prouvez…”
  • Justification orale et écrite des décisions : neutralité, faits, cohérence
  • Gestion des non-conformités : correction, action, prévention, traçabilité
Méthodes
  • Simulation d’audit (questions + inspection du dossier)
  • Jeu de rôle “audit surprise” + scoring
  • Débriefing collectif (plan d’amélioration immédiat)

7) Outils & méthodes pédagogiques

🛠️ Outils
  • Checklist audit passation (pièces, décisions, preuves, versions)
  • Plan de classement “audit-ready” (logique + chronologie)
  • Trame de “fiche décision” (contexte → critères → décision → preuves)
  • Grille de contrôle des versions (historique + horodatage)
🎓 Méthodes
  • ✔ Pédagogie par la preuve (je montre, je justifie)
  • ✔ Cas réels anonymisés (diagnostic + corrections)
  • ✔ Atelier de structuration documentaire (dossier complet)
  • ✔ Quiz interactifs (rappel actif + feedback immédiat)

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