🤖 IA-03 • Assistants IA métiers • Collectivités • Gouvernance • Qualiopi

Concevoir, cadrer, gouverner et évaluer un assistant IA métier dans une organisation publique

⏱️ 1 jour – 7h 💶 790 € HT / participant 👥 DGS • DSI • Managers • Directions métiers • Agents publics

🎯 Objectif général

Permettre aux participants de concevoir un assistant IA métier adapté à un service public, en définissant son périmètre, ses sources documentaires, ses règles d’usage, ses contrôles humains, sa gouvernance et ses indicateurs de performance.

✅ Objectifs pédagogiques opérationnels

• Comprendre ce qu’est un assistant IA métier et ce qu’il n’est pas.
• Identifier les cas d’usage pertinents dans une collectivité ou un établissement public.
• Définir le périmètre fonctionnel et les limites de l’assistant.
• Structurer une base de connaissances exploitable et fiable.
• Définir les règles de fonctionnement, d’escalade et de contrôle humain.
• Identifier les risques : données sensibles, hallucinations, erreurs, dépendance documentaire.
• Construire des indicateurs de suivi et d’amélioration continue.
• Produire un cahier des charges simple d’assistant IA métier.

👥 Public concerné

DGS, DSI, responsables transformation numérique, managers publics, directions métiers, services RH, finances, commande publique, juridique, urbanisme, relation usagers et agents porteurs de projets IA.

✅ Prérequis

Avoir suivi une formation d’acculturation IA ou disposer d’une première compréhension des usages de l’IA générative. Aucun prérequis technique ou développement informatique n’est exigé.

Module 1 — Comprendre les assistants IA métiers

• Assistant conversationnel, assistant documentaire, agent IA : différences et limites.
• Ce qu’un assistant métier peut faire : orienter, reformuler, rechercher, synthétiser, guider.
• Ce qu’il ne doit pas faire seul : décider, arbitrer, remplacer une validation humaine.
• Différence entre outil d’aide, moteur documentaire augmenté et aide à la décision.
• Risques d’un assistant mal cadré.

Module 2 — Identifier les bons cas d’usage publics

• RH : procédures internes, formation, fiches de poste, questions fréquentes.
• Commande publique : seuils, procédures, pièces types, étapes de passation.
• Finances : M57, PPI, indicateurs, notes budgétaires.
• Juridique : actes, domanialité, urbanisme, contrôle de légalité.
• Relation usagers : orientation, informations générales, demandes récurrentes.
• Atelier : faut-il vraiment créer un assistant IA ou un simple outil documentaire suffit-il ?

Module 3 — Définir le périmètre et les limites de l’assistant

• Public cible : agent, manager, élu, usager, service interne.
• Objectifs : gain de temps, qualité de réponse, harmonisation, réduction des erreurs.
• Questions autorisées et questions interdites.
• Niveau d’autonomie attendu.
• Règles d’escalade vers un humain.
• Traçabilité des réponses et responsabilité finale.

Module 4 — Structurer la base de connaissances

• Identifier les sources fiables : procédures, guides, règlements, modèles, FAQ, référentiels.
• Nettoyer et organiser les documents.
• Hiérarchiser les sources : officiel, interne, métier, historique.
• Mettre à jour les contenus et gérer les versions.
• Éviter les contradictions documentaires.
• Préparer une cartographie documentaire métier.

Module 5 — Gouvernance, sécurité et contrôle humain

• Définir les rôles : propriétaire métier, référent IA, DSI, DPO, utilisateurs.
• Validation des contenus et validation des réponses sensibles.
• Données personnelles, documents confidentiels et informations sensibles.
• Supervision humaine et règles de non-décision automatique.
• Journalisation, suivi des erreurs et amélioration continue.
• Charte d’usage de l’assistant métier.

Module 6 — Évaluer la performance et l’utilité réelle

• Indicateurs de performance : taux de réponse utile, temps gagné, satisfaction utilisateur.
• Indicateurs de qualité : taux d’erreur, taux de reformulation, taux d’escalade.
• Indicateurs de risque : réponses sensibles, erreurs détectées, incidents documentés.
• Revue périodique et amélioration continue.
• Décider : poursuivre, corriger, restreindre ou arrêter l’assistant.

Module 7 — Atelier final : concevoir son premier assistant IA métier

• Fiche d’identité de l’assistant.
• Problème métier traité.
• Public cible et périmètre.
• Base documentaire nécessaire.
• Règles de fonctionnement et limites.
• Gouvernance et circuit de validation.
• Indicateurs de suivi.
• Présentation du mini-cahier des charges.

• Quiz diagnostic en ouverture.
• Apports méthodologiques sans dépendance à un outil particulier.
• Études de cas métiers publics.
• Atelier de cadrage d’un assistant IA.
• Production d’un mini-cahier des charges.
• Quiz final avec correction immédiate.
• Questionnaire de satisfaction à chaud.

📩 Organiser une session :
Formation disponible en inter, intra ou classe virtuelle. Peut être adaptée à un métier précis : commande publique, RH, finances, juridique, urbanisme, relation usagers ou direction générale.